共働きで2人姉妹を育てる父親の生き残り戦略

2歳と0歳の姉妹を育てています。2020年4月~5月前半:育休準備編 5月後半~8月:育休編 9月~:片働き編

仕事の引き継ぎで伝えるべきこと5項目

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育休による長期不在に向けて、担当している業務の引き継ぎをしました。

他の人に肩代わりしてもらうためには、分かりやすく説明する必要があります。

一度の引き継ぎ説明をした後は、確認や問い合わせが来ないことが理想です。

 

そのために引き継ぎ書を作成します。

引き継ぎ書は細かく書く方が詳しく伝えられますが、詳細な内容を準備するには時間がかかり、本業に差し障りが出ます。

(引き継ぎは担当者が変わるだけの社内業務なので、会社の利益には貢献しません。)

そこで必要な情報に絞ることになります。

 

 それでは必要な情報とはなにか?

業界や職種によって多少変わることはありますが、基本的には以下の5項目です。

 

育休にあたり私が作成した引き継ぎ書を公開します。

(英語で書いてあるのは、外国人に引き継ぐ業務もあるためです。また内容はデフォルメしています。)

 

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表の1行目にある項目列の5項目が重要です。

各項目について説明します。

 

業務区分 (Project / Task)

まずは業務の大枠を記載します。

 

例えばプロジェクトのメンバーであればプロジェクト名、タスクチームのメンバーであればタスクチーム名を書きます。

業務区分をより分かりやすくするため、表ではさらに本業務 (Project)と部署の恒常業務 (Non-Project)に分けています。

 

自分が社内で何の業務に属しているのかを明らかにします。

 

担当業務 (Handover Item)

 次に自分の担当業務をあるだけ書きます。

業務区分によっては複数の業務を担当することもあるので(積算と設計など)、その場合は1つの業務区分に複数の担当を書くことになります。

 

後で出てきますが、要は誰に引き継ぐか明確になればいいので、この段階では思いつくだけ書けば充分です。

 

業務の詳細 (Action Details)

この部分が最も重要です。

例えば以下の状況を明確にしておく必要があります。

  • 引き継ぎ時点において残っている作業は何か、その期限
  • 他者からの連絡待ちなのか、自分が行動する必要があるのか
  • 関係者は誰なのか

 

場合によっては、この項目を5W1Hで分ける必要があるかもしれません。

また直近で完了している業務も「完了」として項目に入れておくと、もしもの時の代理担当者が明確になるのでおすすめです。

 

保管場所と言っても最近の業務資料は電子データがほとんどのため、該当のサーバーアドレスを指定します。

該当フォルダ名を記入し、ハイパーリンクとしてアドレスを入れ込んでおくと分かりやすいです。

 

Microsoft Teamsのサーバー機能を利用している会社も多いと思いますが、リンクが超絶長くて規則性がない(ように見える)文字の羅列なので、そのまま表示するとセルが無駄に大きくなります。)

もちろんフォルダ管理や不要データの整理はしておきましょう。

 

引き継ぎ担当者 (PIC: Person In Charge)

誰がそれぞれの担当業務を引き継ぐのかは、人員管理の範疇に入ってきます。

管理職が決めるのか、自分で当てを探す必要があるのか上司と相談して決めましょう。

1行に書かれている業務の範囲が広すぎる場合は、担当業務の項目に戻って再検討となります。

 

 

以上で引き継ぎ書の作成は完了です!

 

新しい担当者に指定された人に内容を説明して、質問があれば口頭で説明し、その後に備忘録として追加すれば完璧です。

引き継ぎした日や引き継ぎ元(自分)も欄外に記載しておくと役立ちます。

 

しっかり引き継ぎをして、自分も引き継ぎ相手もスッキリして業務サイクルを回していきましょう!

 

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